Ethvert projekt igangsætter en rute, der dirigerer vejen fra start til slut defineret af opgaver, ressourcer, og tidsestimater. I effectlauncher er det enkelt at designe disse projektruter med dertilhørende arbejdsgange, timing og fordeling af roller og ansvar. Derudover kan alle ruter gemmes som skabeloner til fremtidige og lignende projekter, så du ikke behøver at starte forfra ved hvert enkelt projekt. Bare igangsæt projektruten, så vil projektplanen automatisk beregnes ud fra det pågældende tidspunkt, imens roller og ansvar automatisk kommunikeres ud til de relevante teammedlemmer. Når i løbende justerer projektplanen og drager nye erfaringer, vil i således også let kunne videregive disse til fremtidige projekter og dermed udnytte vidensdeling og best-practice erfaringer langt mere effektivt.

Nogle af de mest typiske udfordringer i projekter er uklare rollefordelinger eller dårligt formulerede beskrivelser af arbejdsopgaver. Det fører for det første til forvirring blandt teammedlemmer og naturligvis også forsinkelser i projektplanen, når der skal sættes ekstra tid af til opgaver, der er udført forkert. I effectlauncher får hver enkelt aktivitet i din projektrute en individuel side med alle relevante informationer, dokumenter, samt de tilknyttede ansvarsroller og afdelinger. Disse kan opdateres løbende, nye dokumenter kan uploades og teammedlemmer kan let udskiftes og omplaceres – alt dette automatisk informeret ud til de personer, der er tilknyttet aktiviteten.

Derudover kan der oprettes kommentarerer til aktiviteten samt opsættes skemaer for opsamling på aktiviteten således, at de tilknyttede medlemmer let kan videredele relevante informationer om aktivitetens fremdrift såvel som potentielle forhindringer. Det er især relevant for de aktiviteter, der kommer efter den pågældende aktivitet således, at teammedlemmer afhængige af andre teammedlemmers arbejde holder sig ajour med, hvorvidt de bør være opmærksomme på potentielle forsinkelser eller lignende. På den måde kan man altså meget lettere sikre effektiv informationsdeling og spare både tid og ressourcer på fejlkommunikation og ændringer i planlægningen.

Knap halvdelen af en virksomheds midler spildes på ufrugtbar innovation, fordi de ikke er i stand til at udnytte den markedsviden, der findes internt i virksomheden. Idébanken åbner op for idégenerering på tværs af interne afdelinger. Idéen bag idébanken er, at alle i virksomheden kan indsende deres idéer til projekter eller projektruter. Det vil sige, at for eksempel salgs- eller marketingspersonale kan skrive deres idéer direkte ind i systemet, vedlægge dokumentation og tilknytte relevante udviklings- eller kvalitetschefer til projektidéen, så idéen lægger til godkendelse hos dem. Derefter kan den tilknyttede ledelse screene idéen, godkende den eller tilbagesende relevant feedback. På den måde motiverer og engagerer man således også sine medarbejdere til at tage del i udviklingen samtidig med, at man kan trække på de store mængder af værdifulde erfaringer og idéer, der skabes internt i det daglige arbejde. Hvis idéerne desuden bliver godkendt, kan disse konverteres direkte til et projekt og dermed sættes i gang omgående uden dobbeltarbejde.

Effectlauncher og Virkplan Tasks modulet tilbyder begge et værktøj, der digitaliserer arbejdsgange med henblik på at skabe større overblik over projekter og dertilhørende arbejdsopgaver. Forskellen på modulerne kan dog ses i målgrupperne for arbejdet i systemet. Effectlauncher er bygget på, at alle de involverede i projektet dagligt bruger platformen til at se deres arbejdsopgaver samt dele og tilgå informationer om projektet. Dette er blandt andet faciliteret af et større fokus på dokumentstyring i systemet, der gør det let at samle al relevant dokumentation om projektet og dermed sikre, at alle teammedlemmer altid er velinformerede.

Virkplan Tasks er derimod velegnet til en mere spredt, og for den sags skyld også større, målgruppe af involverede i projektet. Man kan sige, at det i Task modulet kun er den ledende del af projektet, der arbejder med det fulde overblik over projektet i dispatch sitet. Herfra uddelegeres opgaver til de involverede i projektet, der kan tilgå deres opgaver via JobDone appen – og sådan set intet andet. På den måde er Task modulet altså mere relevant til større projekter eller projekter, der inkluderer eksterne teammedlemmer, der således ikke har behov for at kende til mere end blot hvilken opgave, at de skal gå i gang med idag.

Hver morgen modtager alle teammedlemmer deres personlige dagsoverblik helt automatisk. Denne e-mail opsummerer blandt andet ens overskredne deadlines, kommende deadlines og de aktiviteter, som man har ansvar for. Ud fra denne mail kan man således meget hurtigt komme i gang med dagens opgaver og identificere de opgaver, som man bør prioritere sin tid til først.

At holde overblik over et projekt kan ofte blive et stort puslespil af dokumenter, nye og forældede versioner af disse dokumenter, e-mails, telefonopkald og forskellige former for flow-charts. Dertil kommer alle de løbende kommentarer og justeringer, der desværre også ofte kan blive glemt eller fejlkommunikerede. Med effectlauncher kan du samle alle de relevante informationer, der skaber overblik over det samlede projekt såvel som over flere sideløbende projekter. I dit personlige dashboard får du et hurtigt overblik over status på de projekter og aktiviteter, som du er involveret i. Derudover hjælper projektpipelinen med at skabe overblik over status på de enkelte projekter, imens Gantt-diagrammer giver dig et dybere indblik i projekternes forskellige faser og aktiviteter. Her kan du desuden også let opdatere timingen af de enkelte aktiviteter eller tilføje og slette aktiviteter.

Alle funktioner fungerer let og ubesværet på baggrund af muligheden for hurtigt at kunne filtrere sig frem til netop de informationer, som man er på udkig efter.

Med mange forskellige aktiviteter og dertilhørende underopgaver til hver enkelt aktivitet, kommer det formentlig ikke som nogen overraskelse, at succesrig projektledelse ofte bygger på at have gode visuelle fremstillinger af fremdriften på de forskellige aktiviteter såvel som deres betydning for det samlede projekt. I projektpipelinen har du et overblik over alle de igangværende projekter og deres tidsmæssige forhold til hinanden. Derudover indikerer forskellige farver projekternes status som for eksempel afsluttet, forsinket eller under udvikling, og du kan let filtrere i din pipeline, hvis du måske kun er interesseret i at se en bestemt afdelings eller et specifikt brand’s individuelle projekter. Via pipelinen kan man desuden rulle hvert projekt ud for at se de underliggende opgaver, deres indbyrdes afhængigheder og status.

Projektplanen fungerer som et gantt-diagram, der giver dig mulighed for at ændre i tidsplanen og dykke ind i de forskellige aktivitetsbeskrivelser. Her hjælper farvekodningen igen med at skabe et hurtigt overblik over projektets fremdrift og eventuelle forsinkelser.

Et væsentligt succeskriterie for projektledelse er, at samtlige teammedlemmer altid er velinformerede om deres arbejdsopgaver såvel som potentielle ændringer heri. Med flere sideløbende projekter, aktiviteter og dertilhørende underopgaver, kan det dog nemt blive en udfordring at sikre sig, at samtlige teammedlemmer modtager og forstår disse informationer – i hvert fald, hvis man gerne vil undgå mange tidskrævende opkald og manuelle e-mail korrespondancer.

Derfor er effectlauncher bygget med et særligt fokus på dokumentstyring for at facilitere bedre informationsdeling blandt teammedlemmer. Hver gang et nyt projekt oprettes, oprettes der også automatisk et projektbibliotek. Her kan man finde og downloade samtlige dokumenter fra det aktuelle projekt og de dertilhørende aktiviteter. Alle aktivitetsbeskrivelser kan justeres når som helst og kan desuden let tilknyttes forskellige mails, så alle relevante teammedlemmer bliver informerede om nye informationer. Derudover kan man også finde samtlige dokumenter uploadet i effectlauncher under dokumentbiblioteket, så man hurtigt kan finde tidligere dokumenter frem og således udnytte informationer og erfaringer fra tidligere projekter.

Ingen teammedlemmer – intet projekt. Derfor skal det naturligvis også være nemt at danne sig et overblik over sine forskellige medarbejderressourcer samt hvilke projekter, som de er tilknyttede. . I team-overblikket får man et hurtigt overblik over bemandingssituationen på tværs af projekter. Her kan man således hurtigt filtrere sig frem til, hvilke projekter marketingsafdelingen har kørende, hvilke teammedlemmer et specifikt projekt har tilknyttet eller måske hvor mange projekter, at et bestemt teammedlem er tilknyttet. Hvis det skulle blive nødvendigt at rykke rundt på bemandingen, kan man ved hjælp af en søg og erstat funktion hurtigt erstatte brugere på tværs af projekter. Man vælger blot hvem, der skal byttes rundt med hvem samt omfanget af denne ændring, også sørger systemet automatisk for at opdatere projekterne med de nye roller.

Vil du gerne have et endnu dybere kendskab til, hvordan det går i dine projekter? Så bør du kombinere effectlauncher med vores Business Intelligence modul. På den måde kan vi nemlig indhente data fra dine projekter og gøre det muligt for dig at måle på dem. Selvom effectlauncher skaber et godt overblik i sig selv, så kan BI hjælpe dig med at opsummere større mængder data, der giver dig et hurtigere og mere overskueligt overblik over mange projekter, teammedlemmer, eller opgaver på én gang. Derudover kan du ved hjælp af BI generere statusrapporter til kunder for dermed lettere at kunne inddrage dem i projektets fremgang uden, at du selv skal sidde og sammenstøbe virkeligheden. Du vælger blot, hvilke rapporter eller informationer, som kunden skal have adgang til, også vil kunden selv kunne logge ind via Virkplan platformen for at holde sig opdateret.

erudover sørger BI platformen naturligvis for hele tiden at holde din data opdateret, så du aldrig skal tænke på selv at forberede rapporter til afdelingsmødet eller generel rapportering – du trækker bare rapporterne ud af Virkplan BI med ét enkelt klik.