Manuel opgavestyring og -uddeling kan nemt blive meget tidskrævende og dermed spilde ressourcer de forkerte steder. Dette modul forsimpler og effektiviserer denne proces væsentligt! Et service management system lærer nemlig selv, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan baseret på skabeloner og historik. Når en ordre eller et projekt tjekker ind, udløser systemet helt automatisk de opgaver, der skal udføres for at fuldføre ordren til såvel interne som eksterne aktører. Du kan naturligvis altid selv rette til, uddele opgaver manuelt mm., hvor det er nødvendigt. Fordelen er, at dine processer kan igangsættes øjeblikkeligt til fordel for både dig og dem, der skal udføre opgaverne i marken. Dette er derfor især idéelt for dig med flere underleverandører, der blot skal have deres opgaver stukket i hånden uden videre involvering i det samlede projekt.

Som sagt er JobDone appen udviklet i en forsimplet og overskuelig form med henblik på at opgaver skal kunne udføres så let som muligt – også for dine mindst tech-savvy medarbejdere. I appen kan du se en liste over dine opgaver, afvise opgaver og angive status på opgaverne. Når du trykker ind på en opgave, får du mulighed for at se en oversigt over opgaven, opgavens prioritet, kontaktoplysninger samt eventuelle tekniske data. Derudover er det også muligt at vedhæfte filer til opgaver som f. eks specifikke vejledninger eller lignende. Hvis der er behov for at dokumentere visuelt, at opgaven er færdiggjort, giver appen mulighed for nemt at uploade et billede af det færdige arbejde. Du kan desuden også altid skrive noter til dine opgaver undervejs – både for at hjælpe dig selv såvel som for at give din leder et bedre indblik i status på opgaven.

Benytter din virksomhed jer allerede af ServiceNow eller FieldService? Så er der stadig fordele at hente i vores task modul. Vi tilbyder nemlig både ydelser som stand-alone og i kombination med Servicenow og Fieldservice. Fordelen ved at kombinere os med disse systemer er, at vi kan trække informationer ud af disse og gøre dem tilgængelige i vores system til en langt billigere licenspris. Dette er således fordelagtigt for dig, der er tvunget til at betale separate licenser for samtlige af dine interne såvel som eksterne aktører, selvom de måske blot skal bruge systemet 2 gange om måneden. Vores system er således bygget på præcis de samme informationer som dit service management system og sender information tilbage til systemet fra de brugere, der har adgang til opgaverne igennem vores system. Ingen ændringer i indhold eller kvalitet – vi sørger blot for, at flere kan få del i fordelene uden at skulle betale en hel bondegård for det.

Vores system giver dine medarbejdere et let og overskueligt overblik over deres opgaver via web eller JobDone appen – helt automatisk og lige når de har brug for det. Det forsimpler arbejdsgangene væsentligt samtidig med, at det minimerer spildtid og fejl. JobDone appen er skabt for at gøre arbejdsgangene i marken så simple og overskuelige som muligt, og appen indeholder derfor også kun udvalgte elementer fra web-versionen. På den måde skal man altså ikke dagligt navigere rundt i et større system for at finde de rette informationer og opgaver – med JobDone appen har man altid den rette og kun den rette information ved hånden i et overskueligt interface.

Har din virksomhed allerede en velfungerende app til opgavestyring? Så er der ingen grund til at belemre nogen med at skulle sætte sig ind i endnu en. Fordelen ved task modulet er at forsimple og effektivisere workflows – så hvis jeres app fungerer fint, sørger vi bare for, at denne snakker sammen med vores dispatch site. Således kan I stadig styre og udsende opgaver fra vores system og derefter let tilgå dem fra den app, som I allerede kender.

Vores system er som sagt en fokuseret udgave af et service management system baseret på opgavestyring. Du tilgår dit overblik over forskellige ordrer eller projekter og dertilhørende opgaver via dit dispatch site på vores platform. Herfra kan du således også se, hvem der er ansvarlige for hvilke opgaver, hvad status er på opgaverne og lave eventuelle justeringer i de automatiske workflows.

Det er naturligvis ikke alle, der behøver at have adgang til det fulde overblik over samtlige processer. Derfor kan du tilpasse dine brugeres adgang til funktionerne. Hvis du f. eks blot skal sende en enkelt opgave ud til en underleverandør, skal vedkommende formentlig ikke have andet end en licens til at tilgå og kvittere for opgaven. Hvis du derimod sender en større mængde opgaver til en underleverandør, er det formentlig relevant, at denne også har adgang til sit eget dispatch site over netop disse opgaver. Sådan kan du altså også sikre, at ingen drukner i overflødige funktioner og informationer, der spænder ben for, at arbejdet udføres som planlagt.

Ved at automatisere workflows ved dine medarbejdere altid præcis, hvad de skal lave, hvor og hvornår, så snart et workflow igangsættes. På den måde skal den enkelte medarbejdere ikke vente på, at opgaver sendes ud manuelt, og opgaverne er specifikt udpenslede, så arbejdet nemt kan gå i gang, dokumenteres og færdiggøres. Dertil fungerer systemet også sådan, at de forskellige delopgaver af for eksempel et projekt er organiserede i samspil med hinanden således, at både tid og ressourcer udnyttes mest effektivt. Det hele fungerer uden manuelle telefonopkald, potentiel miskommunikation eller spildtid. Det gør arbejdsdagen lettere for både dig og din medarbejder.

Effectlauncher og Virkplan Tasks modulet tilbyder begge et værktøj, der digitaliserer arbejdsgange med henblik på at skabe større overblik over projekter og dertilhørende arbejdsopgaver. Forskellen på modulerne kan dog ses i målgrupperne for arbejdet i systemet. Effectlauncher er bygget på, at alle de involverede i projektet dagligt bruger platformen til at se deres arbejdsopgaver samt dele og tilgå informationer om projektet. Dette er blandt andet faciliteret af et større fokus på dokumentstyring i systemet, der gør det let at samle al relevant dokumentation om projektet og dermed sikre, at alle teammedlemmer altid er velinformerede.

Virkplan Tasks er derimod velegnet til en mere spredt, og for den sags skyld også større, målgruppe af involverede i projektet. Man kan sige, at det i Task modulet kun er den ledende del af projektet, der arbejder med det fulde overblik over projektet i dispatch sitet. Herfra uddelegeres opgaver til de involverede i projektet, der kan tilgå deres opgaver via JobDone appen – og sådan set intet andet. På den måde er Task modulet altså mere relevant til større projekter eller projekter, der inkluderer eksterne teammedlemmer, der således ikke har behov for at kende til mere end blot hvilken opgave, at de skal gå i gang med idag.

Virkplan Task hostes igennem samme platform, som vores BI modul. Hvis du derfor kombinerer disse moduler, kan du nemt lave relevante dashboards og visualiseringer over f. eks fremgang, arbejdstimer og ressourcer i dit BI system baseret på data fra service management systemet. Således kan du forbedre dine indsigter i processerne og gøre dit overblik over dine workflows mere lækkert at se på – stadig på én samlet platform.

Derudover er der selvfølgelig også mange andre gevinster at hente i BI, men dem kan du læse mere om under det modul.