Driver du en projektorienteret virksomhed? BI er nemlig ikke kun til at analysere din virksomheds salg eller regnskab. I det her indlæg disker vi op med fire afgørende måder til, hvordan du forbedrer projektledelsen.
Du kender det godt som projektleder. Dårligt definerede mål, urealistiske frister, utilstrækkelig software og dårlig kommunikation. Alt sammen problemer, der opstår i processen med at udvikle og gennemføre et vellykket projekt.
Det værste mareridt for dig er forsømmelser, øgede omkostninger og tidsplaner, der skrider. Du løber dagligt ind i operationelle og strategiske udfordringer.
Af samme grund er du altid på jagt efter omkostningseffektive løsninger, der giver dig hurtige, pålidelige resultater og værktøjer til at strømline processen.
Og her er BI altså værd at overveje, når du vælger din strategi til projektstyring.
1. BI automatiserer processer
På tværs af afdelinger opstår kommunikationsproblemer let, når vigtige oplysninger går tabt i utallige e-mails eller regneark fulde af data, der er ekstremt svære at organisere og undersøge tilstrækkeligt. Muligheden for at der opstår menneskelige fejl øges også eksponentielt, når specifikke oplysninger skal findes og adresseres.
Men det problem er du ude over med en BI-løsning. Her kan du automatisere processerne helt, så du som projektleder slipper for at overvåge hele teamet eller virksomheden manuelt. Automatisering – stærkt drevet af kunstig intelligens – gør det muligt for dig altid at have den vigtigste information til rådighed. Så du lettere kan opdage de potentielle fejl, risikogrupper eller forstyrrelser, der ellers ville gå ubemærkede hen.
Du kan f.eks. analysere i dybden og få overblik over:
- Omkostninger til materialeforbrug og brug af underleverandører
- Medarbejdernes timefordeling
- Færdiggørelsesgrader på projekter i relation til både tid og omkostninger
- Årsagsforklaringer på projektniveau og bilagsniveau
2. BI forudsiger fremtiden
Uanset branche er det vigtigt, at du som projektleder altid er et skridt foran i processen, har fokus på at forudsige de eventuelle udfordringer, der kan sænke processen, og evner at tilpasse strategier i henhold til projektplanen. Du er nødt til at holde styr på et stort antal KPI’er, styre teams, reagere på udfordringer som de opstår, kontrollere projektets samlede aktiviteter og forudsige fremtidige begivenheder. Og det kan altså kræve sin kvinde eller mand i meget store, komplekse projekter.
Med BI kan du lave en forecasting, der genererer forslag til fremtidige resultater – alt sammen baseret på din virksomheds historiske data. Det gør, at du kan indsamle enorme mængder data, fintune processen og få værdifuld indsigt serveret langt hurtigere.
3. BI hjælper dig med at holde finanserne under kontrol
Overskridelser ift. tidsplanen er en regelmæssig og omkostningstung risiko, som du skal overveje både før, under og efter et projekt. Uden økonomisk kontrol kan omkostninger let akkumuleres og overskride det fastlagte budget. Problemet med økonomisk styring er, at processer, data og analyse ofte ikke er hurtige nok, som kun gør det sværere at styre den økonomiske risiko.
Med BI får du et værktøj, der lynhurtigt lukker hullet af usikkerhed og etablerer et pålideligt økonomisk miljø.
4. BI leverer mere pålidelige og nøjagtige data
Med udvidelsen af moderne teknologier er datakvalitet blevet en af de vigtigste faktorer, når man tager en projektbeslutning. Og en øget tillid til informationskvaliteten har enorme fordele.
Med et BI-dashboard har du det fulde overblik over projektet, men det kan også deles med og ses af andre deltagende afdelinger, der har brug for en oversigt over projektplanen, og hvordan deres arbejde passer ind i det.
Data, der er omfattende, klare og tilgængelige i realtid, er en standard indenfor BI, og som projektleder kan du bruge indsigten til at forbedre teamets samlede præstation.
Med en BI-løsning får du besked, når tallene afviger:
- Du kan identificere din virksomheds kritiske værdier og gøre dem målbare.
- Hvis uheldet er ude, kan systemet automatisk udsende centrale rapporter til de rette personer per e-mail.
- Medarbejdere får nem og hurtig adgang via mobil BI til opdateret viden via deres mobil eller tablet.
