Cases

Ét samlet overblik til bedre datadrevet salgsledelse

”Alt det her fører til øget win rates og øget salg – selvom jeg ikke har en decideret opgørelse i kroner og ører, så er det helt sikkert, at det har givet os en mere effektiv salgsorganisation”Christian Wimmelmann, Regional Sales Manager i Rockwool Technical Insulation

Rockwool Technical Insulation(TI) er en del af Rockwool Group – en verdensomspændende og danskejet isoleringsvirksomhed, der beskæftiger 11.000 medarbejdere spredt over hele kloden. Rockwool Group består af fem forskellige brands med hvert deres fokus på brug af stenuld til alt fra almindelig bygningsisolering til produktion af for eksempel bremseklodser til tog. Rockwool TI består i denne sammenhæng af 90 mennesker, der alle beskæftiger sig med teknisk isolering til marineindustrien, offshore-boreplatforme og fabrikker, der for eksempel har behov for isolering til processer, der afgiver høj varme. Et ”nichemarked”, som Christian Wimmelmann, der er Regional Sales Manager i Rockwool, selv kalder det. Til trods for det, sælger Rockwool TI alene for godt 120 millioner euro årligt.

Christian Wimmelmann har som Regional Sales Manager i Rockwool TI ansvaret for Rockwools sælgere i den nordiske region – Danmark, Norge, Sverige og Finland. Vi havde i september 2021 æren af at have Christian som gæst på vores første webinar, hvor vi stillede skarpt på, hvordan Business Intelligence kan understøtte salgsfunktionen, herunder især i forbindelse med at sikre bedre og mere produktive tavlemøder, salgsoptimeringer og bedre indfrielse af potentialer. På baggrund af webinaret opsummerer denne case derfor, hvordan Christian forklarer, at netop Virkplan BI har understøttet salgsfunktionen i Rockwool.

Som så stor og verdensførende en virksomhed, har Rockwool naturligvis investeret i nogle af de bedste IT-systemer. I den sammenhæng kan det dog blive kompliceret at tage hensyn til hver enkelt enheds behov, hvorfor Rockwool som oftest har investeret i systemerne efter en ’one size fits all’ tilgang, der ikke nødvendigvis passer lige godt ind i alle lande og kulturer. Christian oplevede, at der opstod flere situationer, hvor systemerne og brugen af data ikke var tilstrækkelige til at understøtte salgsledelsen i Rockwool TI, og selvom det ikke var umuligt at få udviklet en custom løsning indenfor Rockwool, ville det blive et længevarende og ressourcetungt projekt. Derfor kontaktede Christian i 2018 vores seniorkonsulent Peter med ønsket om at udvikle en løsning, der kunne understøtte deres Pipeline Management samt være klar indenfor relativt kort tid. Da ønskerne til samarbejdet var fastsat tog det os knap en uge at have rapporten oppe og køre.

“Når man har arbejdet med salgsledelse igennem en lang årrække finder man ud af, at det sjældent er godt at tage en stor, forkromet model og brede den ud til mange forskellige lande og kulturer, fordi det slet ikke er det samme, at man har behov for.”

Christian WimmelmannRegional Sales Manager, Rockwool Technical Insulation

Løsningen skulle understøtte Pipeline Management setup’et i deres tre forskellige business units; Americas, EU og Exports (Asien, Mellemøsten og Stillehavsområdet). Det primære fokus i dette setup er at have overblik over potentialet i markedet. Det gør Rockwool i stand til lettere at prioritere, hvilke projekter og muligheder, de bør sigte efter samt planlægge og følge op på strategien for at ’vinde’ disse salgsmuligheder hjem.

Opportunity Management – markedspotentiale gennem beriget data

Pipeline Management rapporten opdelte vi i fem forskellige dashboards. De første to dashboards fokuserer på markedspotentialet – et slags markedsoverblik baseret på databaserne SeaWeb og Industrial Info Resources. Rockwool TI betalte i forvejen dyre domme for at få adgang til disse databaser, der giver dem indblik i tusindvis af kommende projekter og udbud indenfor netop deres nichemarked – eksempelvis store byggerier, fabrikker eller skibe. Problemet var bare, at Rockwool sælgerne selv skulle ind i databaserne gang på gang for at beregne og vurdere isoleringspotentialet i de enkelte projekter manuelt. For at udnytte disse databaser smartere, har vi opsat et dashboard for hver, hvor sælgerne har adgang til de relevante informationer og beregninger over potentialerne i markedet. Via forskellige tabeller, grafer og lister kan sælgerne nu tilgå de informationer, som de skal bruge (og kun dem) i et simpelt overblik. Herfra kan de let dykke længere ned i bestemte projekter eller filtrere sig frem til et udvalgt overblik via parametre som for eksempel region, land eller industri.

Dermed slipper sælgerne altså for selv at skulle navigere i databasen manuelt, da vi har samlet alle indsigter i et automatiseret overblik ved hjælp af Business Intelligence. Beregningerne for at vurdere potentialerne i projekterne har vi bygget ud fra et regelsæt, der definerer en god case for Rockwool i forhold til de enkelte projekters isoleringspotentiale. Man kan muligvis fristes til at vurdere, at et stort og dyrt projekt også er lige så stort et potentiale for Rockwool, men størrelsen på projektet reflekterer jo ikke nødvendigvis behovet for isolering i projektet. Derfor er der behov for at have flere parametre med i overvejelserne omkring, hvorvidt et projekt er attraktivt for Rockwool. Ved at automatisere denne vurdering af potentialet frigives der både tid til at bruge indsigterne fra databaserne bedre og til at komme ud og besøge potentielle kunder. Derudover sikrer man også, at sælgerne har det samme udgangspunkt for at vurdere projekternes potentiale.

Pipeline Health – bedre udnyttelse af CRM-data

Det næste dashboard kan siges at repræsentere næste skridt i processen – nemlig når et potentiale er blevet udvalgt og flyttet over i CRM-systemet. Projektet er altså nu i pipeline. Det er dog begrænset, hvad CRM-systemet kan bidrage med i forbindelse med at vise et overblik over status på de enkelte potentialer i pipeline. Derfor opsatte vi et BI dashboard over Rockwools ’Pipeline Health’. Her kan man i større grad tracke de enkelte potentialer – hvor mange potentialer har vi, i hvilken måned er de igangsat, hvornår forventes de leveret, og dermed faktureret osv. Denne mulighed for at se fremad er særligt relevant indenfor netop Rockwools branche, hvor projekterne ofte er i udbud langt ude i fremtiden. Udover dette opsatte vi også et dashboard med et større fokus på, hvor kvalificerede Rockwools produkter er i forhold til de kravspecifikationer, som projekterne sætter i et udbud.

Udover at præsentere et forbedret overblik over de enkelte potentialer, viser Pipeline Health også en estimering af den forventede omsætning baseret på de igangsatte potentialer såvel som en vægtet omsætning baseret på, hvor langt de enkelte salg er i at blive gennemført og således deres sandsynlighed for at lykkedes. I forbindelse med dette hjælper dashboardet således også til at vurdere, hvorvidt Rockwool har ’nok’ i pipeline i forhold til deres mål og budgetter. Det er igen især relevant i denne branche, hvor en typisk salgspipeline spænder over en lang periode på op til flere år, og man således ikke lige kan hive et salg hjem fra den ene dag til den anden.

De her ting omkring selve vores pipeline, det har vi jo også i vores CRM-system. Vi kan bare ikke se dem, og jeg kan slet ikke sortere så hurtigt (…) i øvrigt kan jeg ikke få vist min pipeline over tid i vores CRM-system, jeg kan kun få et her og nu billede af, hvad er den totale pipeline, selvom vi har et af verdens bedste og dyreste CRM-systemer.

Christian WimmelmannRegional Sales Manager i Rockwool

I forlængelse af dette, er det ligeså det samme overblik, der bruges på alle niveauer af organisationen. Det vil sige, at hvor Christian for eksempel baserer sine tavlemøder eller møder med de enkelte sælgere på rapportens overblik over deres pipelines, så vil Christians chef ligeså bruge overblikket til at vurdere hele den nordiske regions pipeline. Sådan bruges rapporten altså på samtlige niveauer fra den enkelte sælger og helt op til den samlede business unit. Sådan bliver samtlige beslutninger altså også taget på præcis det samme billede af organisationen.

Meetings Activity – overblik og prioritering af sælgeraktiviteter

Hvis du ikke er ude og vise flaget, får du ikke solgt noget. Af den grund viser det sidste dashboard i Rockwools BI rapport et overblik over sælgernes mødeaktiviteter i forhold til de pågældende KPI’er. Dette dashboard viser, hvor mange møder, der er i kalenderen, det gennemsnitlige antal af møder såvel som fordelingen af, hvilke stakeholder-typer, der så bliver holdt møder med. Ved at filtrere kan man desuden zoome ind på disse informationer for alt fra den overordnede business unit ned til bestemte regioner eller den enkelte sælger. Hvis Christian for eksempel opdager, at det gennemsnitlige antal af møder er faldet, kan han nu let dykke længere ned i hans dashboard. Her kan han så identificere, hvor gennemsnittet trækkes op eller ned på baggrund af den enkelte sælgers aktiviteter, hvilket således gør det langt lettere at justere indsatserne de rette steder. Derudover giver dashboardet ikke kun et indblik i den nuværende situation men også fremtidige og tidligere mødeaktiviteter, der således giver et bedre helhedsbillede af, hvorvidt aktiviteterne lever op til målsætningerne eller ej.

Ét uniformt overblik – mere produktive pipeline møder

En helt enestående fordel ved at samle overblikket over data i en Business Intelligence rapport er, hvordan alle således tager udgangspunkt i præcis de samme data og præcis de samme beregninger. Her pointerer Christian blandt andet, at deres månedlige pipeline møder er blevet meget lettere at holde strukturerede, fordi alle kender og bruger det samme overblik, som bliver brugt til at præsentere situationen på mødet. Hvor sælgerne førhen er kommet med hver deres individuelle beregninger eller oversigter, der ikke nødvendigvis byggede på de samme fremgangsmåder eller sågar data, så er der nu ét fælles og uniformt grundlag, som alle beslutninger bliver taget på. Det sikrer ikke kun færre fejl eller diskussioner omkring, hvad der så er ’rigtigt’ eller ’forkert’. Det sikrer også et langt bedre grundlag for, at ressourcer bliver brugt de rette steder fordi, at der er blevet fastsat en ramme for, hvilke data, der bliver brugt, og hvordan de så bruges.

“Det er meget lettere at holde sine pipelinemøder strukturerede, når man har et værktøj som et slags fundament at køre det efter, og som folk er trygge ved, fordi de selv bruger det hver dag.”

Christian WimmelmannRegional Sales Manager, Rockwool Technical Insulation