‍

‍

Det er her du konfigurerer triggere, tags og Area fields.

‍

Triggere

En automatisk trigger Virkplan kan sætte op til at kalde en funktion, når en opgave er udført. F.eks. sende en e-mail til en bestemt person, når opgaven er udført.

‍

Tags

Her kan du tilføje et tag til en opgave. Når tag er oprettet,  kan tagget tilføjes i "tags" på opgaver. F.eks. til brug for virksomheder, der ønsker at se, hvilken afdeling der har ansvaret for en opgave eller for andre anvendelser. Tags vises i opgavelisten som en kolonne, som du kan filtrere på.

‍

Projekt Area Fields og Task Area Fields

Projekt area fields vil blive vist i projekt “overview”. Konfigurer Area fields som tekst, dropdown, dropdown multivalg, adresse eller efter URL fra en virksomhedscentral. Det kan være kundenummer, projekttype, region, kontonr. eller hvad en virksomhed nu har brug for til deres projektoverblik. Du kan tilføje så mange Area fields, som du ønsker. Area fields vises i projektlisten, og du kan filtrere på dem. Det er også muligt at se Area Fields i rapporterne. Du kan ændre rækkefølgen af Area fields. Dette vil så slå igennem på alle fremadrettede projekter, der laves.

Man kan også lave area fields på opgaver. Disse vil dog kun kunne ses på selve opgaven.

Area fields kan til - og fravælges allerede på templateniveau, således man inden man starter et nyt projekt kun udstiller de area fields, man ønsker på det givne projekt og projektets opgaver.

BEMÆRK: Sletning af Area fields kræver en oprydning fra Virkplans medarbejdere, når de er brugt på igangværende projekter og gamle projekter.

‍

Access – Reports

Konfigurering af  rapportadgang. Her giver du grupper adgang til specifikke rapporter. Du vælger en rapport og vælger, hvordan gruppeadgangen skal være.

Access – Sites

Konfigurer webstedsadgang. Giv brugere og grupper adgang til bestemte websteder.

Access – Import

Konfigurer importadgang. Konfigurer, hvilke brugere og grupper der må uploade filer.

Master documents

Dette er dokumentbiblioteket for masterdokumenter.

Portal Usage

En fælles rapport som viser brugen i Virkplan portalen for dit company. Alle Companyadmins har adgang og Portal Usage vil ligge under Admin. Members vil kunne se den som et menupunkt for sig selv, hvis man som member bruger har fået adgang. Dette gives via en feature på brugeren.

Groups

Det er her, du kan oprette nye grupper. Når du opretter en gruppe, angiver du tilladelserne for gruppen, rapportadgange, og du kan vælge, om brugere er medlemmer eller gruppeadministratorer.

‍

Users

Her opretter du nye brugere, indstiller tilladelserne for brugerne og vælger brugerens rolle. Tilføj funktioner, gruppemedlemskaber og rapportadgange. Brugeren skal være oprettet, før der sættes tilladelser i "Projects".

Man kan også give tilladelser til brugerne via features. Disse features vil kun kunne til - og fravælges, hvis de ligeledes er slået til på virksomhedens "Company". Dette aftales med Virkplan.

BEMÆRK – "Højere" tilladelser på en bruger eller i gruppen tilsidesætter, hvad en bruger ellers får af rettigheder, og rettigheder på bruger og gruppe skal ses som komplementære til hinanden.

‍

"Admin" er kun synligt for Company admins. Det er her, du opretter brugere og grupper.

‍

Er du company admin er det dig, der kan administrere de andre brugeres rettigheder og adgange.

Virkplan vil ved support-tickets henvise til virksomhedens Company admin for tilretning af rettigheder på de enkelte brugere. Virkplan vil altid være behjælpelig med at rette og ændre tilladelser, men vi henviser til godkendelse hos Company admin først.

For RLS indstillinger kontakt Virkplan.

Ønsker man en grundigere indføring til brugerrettigheder, kan man altid kontakte Virkplan på kontakt@virkplan.dk

Admin modulet består af nedenstående undermenuer.

Ønsker man at få vist sin hjemmeside eller en anden allerede forankret side, kan dette lade sig gøre under Sites i portalen.

Det kan være at man ønsker virksomhedens egne Tips&Tricks side inde i Virkplan portalen. Man bestemmer selv navnet for sit site og man kan have flere sites.

‍

Virkplan anvender iFrame til dette. Kan implementeres hurtigt og er let at vedligeholde. Ændringer i det indlejrede indhold sker på kilden, ikke i portalen.

Sites skal oprettes under Company. Her skal man henvende sig til Virkplan.

Denne funktion er for de dokumenter, der deles i grupper. Som medlem af en gruppe kan man dele dokumenter med andre i gruppen. Man kan uploade et dokument og vælge, om man vil dele det med alle i gruppen eller kun med administratorer. På denne måde kan dokumenterne holdes fortrolige for udvalgte personer, samtidig med at man har et fælles dokumentbibliotek, som kun er tilgængeligt for gruppen.

Under "Shared Documents" vises en liste over de dokumenter, der er delt med dig og din gruppe.

‍

Importer dine filer direkte til Virkplans database - og benyt indholdet til dine rapporter.

‍

Ved at benytte Upload Data funktionen kan man importere sine data. Disse kan så benyttes i BI-rapporterne.

Derved er det let at indlæse budgetter på detaljeniveau, samt andre decentrale data der ikke passer ind i kildesystemerne.

Der kan laves helt specifikke opsætninger af, hvordan filerne skal importeres. Det kan både være eksklusion af specifikke kolonner, samt om data skal overskrives, opdateres eller lægges til.

‍

‍

‍

Der er mulighed for at vælge RLS-opsætning. RLS står for Row Level Security. RLS er en funktion til at beskytte og styre adgangen til data i dine Power BI-rapporter.

Ved at benytte RLS kan man styre, hvilken data en BI-rapport skal udstille. Få vist en rapport med differentieret indhold afhængigt af brugerrettigheder. En rapport med RLS er kun tilgængelig for brugere med RLS-adgang på deres profil.

For opsætning af RLS første gang skal Virkplan kontaktes. Herefter kan company admin selv styre RLS rettighederne på brugerne, dog vil Virkplan altid assistere, hvis der opstår tvivl, da RLS kan opsættes på mange forskellige måder.
‍

RLS-Impersonation. Tillad RLS-efterligning for medlemmer ved at tilføje det som en funktion på brugeren. Når man står i en rapport og trykker på Impersonate kan man vælge hvilken bruger, man vil se rapporten som. Derved kan en leder se en rapport, som en medhjælper ser den. Virksomheden skal have funktionen "RLS-Impersonation", før det er muligt at tilføje den som en funktion på en bruger eller gruppe. OBS - Alle indstillinger på "Companys" administreres af Virkplan Medarbejdere.

‍

Dit dataoverblik i en rapport eller flere rapporter. Virkplan digitaliserer din virksomheds data og præsenterer den på en overskuelig måde. Rapporterne kan skræddersyes, så de passer til din virksomhed og rapporterne opdateres dagligt.  

Brug dem som ledelsesværktøj, og få den detaljegrad, du ønsker. Alle i virksomheden kan få indsigt i rapporterne med individuelle adgange. Her henvises til Admin modulet.

‍

‍

I hver rapport vil disse felter være vist.

Comment tracks ‍

Man kan gøre brug af kommentarsporet i rapporterne ved at stille spørgsmål til rapporten. Når man går til en kommentar, vises den filtrering af data, der var valgt da spørgsmålet blev stillet. Ved alle kommentarer gemmes der et bogmærke. Derved vil man altid ledes direkte til den visning, som kommentaren omhandler. Hvis data er blevet opdateret efter, at en kommentar er oprettet, gemmes der et screenshot af data. Og hvis man tagger en bruger, vil der blive sendt en notifikation til den enkelte bruger. Man kan via tandhjulet (settings) vælge at man vil have notifikationer når nogen laver en kommentar på en kommentar, man har skrevet. OBS det er kun muligt at lave kommentarer på en rapport, hvis man er medlem af den gruppe, der har adgang til rapporten.

Favorit

Marker rapport som favorit. Tryk på hjertet. Herefter vil en "Favorites" menu fremkomme i menuoversigten i portalen. Du kan have flere favoritter.

Fuld skærm

Udvid til fuld skærm.

Bogmærke

Lav dit eget rapport bogmærke. Du kan have så mange bogmærker du vil. Bookmarks fungerer som et filter. Når du står på en rapport med flere sider, kan du trykke på bogmærke og den vil vise den side i rapporten.

‍

Der er mulighed for opdatere datasæt samt redigere i rapporterne, uploade, downloade og eksportere rapporter. Dette er dog brugerstyret og report og edit felterne vises kun, hvis man har rettighederne.

Når man oprettes som bruger i Virkplan portalen, oprettes man enten som "Member" eller "Company admin" og/eller "Group admin".

Er man Company admin har man flere rettigheder og muligheder i portalen. Se vores Admin kategori. En Company admin kan styre brugernes rettigheder både ift. Projects modulet, rapportadgang m.m.

En company admin kan slå features til og fra, sætte konfigurationer op på bruger - og gruppeniveau og tilrette brugernes rettigheder fx. ift. Projects modulet.

En del funktioner slås til helt overordnet på Company niveau - dette aftales med Virkplan. Når en funktion først er slået til, kan Company admin slå funktionen til for brugerne.

Ønsker man en grundigere indføring til brugerrettigheder, adgange og features, kan man altid kontakte Virkplan på kontakt@virkplan.dk

‍

Når man arbejder i de forskellige moduler i Projects vil brugerne afhængigt af deres rettigheder kunne se og udføre forskellige funktioner.

Henvend dig altid til din company admin hvis du skal have lavet om i dine rettigheder. Virkplan er altid behjælpelig, men vi ændrer ikke rettigheder uden godkendelse fra virksomhedens "Company admins".

‍

Documents

En liste over alle dokumenter i alle projekter. Ved at vælge et dokument kan man downloade det. Man kan filtrere på denne liste.‍

Det er kun muligt at se dokumentlisten, hvis du er virksomhedsadministrator, eller hvis du har tilladelse til at se alle dokumenter.

‍

Tasks

En liste over alle opgaver, der fungerer som et arbejdsværktøj og overblik. Man kan filtrere på denne liste. Man kan markere flere opgaver og ændre assignee. Knappen "Actions" bruges til at starte, færdiggøre en opgave eller flere. Man kan tilføje kommentar og tilføje et dokument. Me and my groups viser status for gaver og dine gruppers opgaver. Der er mulighed for at se afsluttede projekters opgaver. Se afsnittet Time plan & Tasks for yderligere detaljer.

‍

Time plan & Tasks (Tidsplan og opgaver)

En projekttidsplan er kun synlig for projektledere eller brugere med tilladelse til at læse eller redigere projekter.

Tidsplanen er din all over plan for projektet. Den er opdelt i faser med opgaver. Der er overblik over opgaver, modtager, start- og slutdato, forventet start- og slutdato, varighed og status. I Gantt-diagrammet har man en visualisering af projektplanen med tidsplan og fremskridt.

Der er en gem- og nulstillingsknap. Og man kan starte, stoppe og afslutte projektet ved handlingsknappen i øverste højre hjørne.

Der flere funktioner til at justere tidsplanen, så den passer til dig, mens du arbejder i den. Det er ikke muligt at gemme justeringer i Tidsplanen, når du går ud af den.

‍

‍

‍

Der er flere funktioner i tidsplanen, der er relateret til opgaver. Man kan tilføje, slette og kopiere opgaver.

‍

En Task (opgave) i et projekt er der, hvor man dokumenterer sit arbejde. Det er her, man starter og fuldfører sin opgave. Opgaveoversigten består af 7 felter.  

Forms har en "født" standardformular fra en skabelon. Formularen kan redigeres, og det er her, man udfylder oplysninger om opgaven, enten ved hjælp af flueben, rullelister, tabel eller tekstfelter.  Man kan lave vandrette linjer og overskrifter.  

Information er det felt, hvor titel, varighedsdage og tidsindstilling, assignees, predecessors, beskrivelse og tags vises.  Det er også her, hvor man kan se "Task area fields", hvis disse er valgt til på opgaven.

Predecessors er en afhængighed, du kan tilføje for at angive, at en opgave først kan påbegyndes, når en anden opgave er afsluttet. En opgave kan have flere predecessors.

‍Stakeholders er en interessent i opgaven. Antallet af stakeholders vil blive vist i feltet. Fungerer som en ikke-aktiv assignee.

Sign Offs (Godkendere) er personer, der skal godkende den specifikke opgave. Dette kan være et tjek af, at formularer udfyldt korrekt, eller at et dokument indeholder de krævede oplysninger. Man kan have flere godkendere af enopgave. En opgave vil ikke være afsluttet, før opgaven er godkendt af alle sign-offs. Antallet af sign-offs vises i feltet. 

Documents - upload og download filer til din opgave. For upload af Excel - og Word-dokumenter skal du vælge om dokumentet kun må kunne læses eller den er redigerbar (online redigering). Antallet af dokumenter vises i feltet. 

Links bruges til at navigere til en ny placering ved at klikke eller trykke på den.  

Logfiler viser opgavernes "fodspor".  

‍

‍

‍

Projects

Dette er projektlisten over alle projekter. Man kan filtrere på kolonnerne i denne liste og man redigere i visningen af listen. Data fra listen kan eksporteres til en CSV fil.

Man får vist 3 faner; Projekter, afsluttede projekter og skabeloner og der er en "create new" knap.

Først er Projects beskrevet. Nederst vil du finde beskrivelse om Completed projects og templates.

‍

Når man klikker på et projekt, får man et nyt display, som kun vedrører det specifikke projekt, man har trykket på.

I den øverste bjælke kan man gå fra fane til fane.  

‍

Overblik (Overview)

Dette er din projektforside. Den indeholder flere containers, som er beskrevet nedenfor:

1. Detaljer - indeholder projektnummer, timing, projektleder, titel og beskrivelse. Det viser status for projektet. 

• I detaljer kan man også tilføje "Area Fields" (Area fields oprettes under "Projects Configurations" - se under konfigurering af adgange under Admin).
• Tilføj lanceringsdatoer (f.eks. udgivelsesdatoer eller deadlines)
• Der er en "Action" menu med "kopier projekt", "lav template" og en "udskriv" knapplus en Indstillingsfunktion. I projektindstillinger kan man beslutte, om man vil have tidsplanen justeret efter opgavens afslutning eller ej. Man kan angive betingelserne for, om opgaver, der er bagud, skal markeres i tidsplanen. Der er også mulighed for at justere rækkefølgen af area fields i projektet. Dette vil kun gælde for det enkelte projekt.

‍

2. Forms - en arbejdsformular til at udfylde relevante oplysninger om projektet. Tilføj afkrydsningsfelter, tekstbokse, tabel og meget mere. 

3. Related forms (Sammenkædede formularer) - tilføj "Forms" fra opgaver i et projekt. Hvis man har bestemte oplysninger, der skal vises i Projektoversigten fra en form i en opgave, kan man tilføje en sammenkædet form.  

4. Stakeholders (Interessenter) - er en person af interesse i projektet. Kan se projektet og føre samtaler i projektet. 

5. Dokumenter – upload og download filer til et projekt i projektoversigten, disse vises som default kun på oversigten. Man kan dog markere "inherit" dokument til alle opgaver i projektet. Dette vil gøre det specifikke nedarvede dokument synligt i alle opgaver relateret til projektet. For upload af Word -og Excel filer skal man vælge "read" eller online redigering. Vælges online redigering kan man således redigere direkte i dokumentet.

6. Links -tilføj et link til et projekt.  

7. Logs – her kan man se logs over udført arbejde i projektoversigten.  

Her nedenfor er de andre faner, som vises i toppen, når man går ind på et projekt:

Conversations

Føj samtaler til projektet. Dette er kun muligt for personer med tilladelse til at læse eller redigere i projekter. Man kan også bruge det som noter. Antal samtaler vises i den øverste bjælke, ligesom tilføjelse af flere svar til en samtale vises med et tal i den specifikke samtale. Husk at tagge folk i en conversation.

Time Plan

Dette er tidsplanen for opgaverne i projektet. Her kan man lave faser, opgaver, afhængigheder og se projektets tidslinje. Se afsnittet Time plan & Tasks under fanen Tasks for yderligere detaljer.

Project team

Her kan man ændre assignees, stakeholders og Sign-Offs i projektet. Ved at vælge en ny bruger eller gruppe kan man erstatte den eksisterende bruger med en anden.

All documents

Dette er en oversigt over de dokumenter, der er relateret til projektet og opgaverne i projektet. Hvis dokumentet har en opgavetitel, er det relateret til et dokument i en opgave. Ingen opgavetitel betyder, at dokumentet ligger i projektoversigten.

Completed projects (Afsluttede projekter)

Dette er listen over afsluttede projekter. Det er muligt at filtrere i denne liste. Man kan ikke redigere i afsluttede projekter, men man kan genåbne projekterne, hvis man skal have tilføjet ekstra information.

Projekter, der er blevet slettet, kan ikke fremsøges. Her skal man tage fat i en Virkplan medarbejder.

‍

Templates (Skabeloner)

Det er her, man opretter de skabeloner, der skal bruges i projekterne. Dette vil Virkplan altid være behjælpelige med i opstarten. Skabelonerne er standarder, og man kan have flere skabeloner. Det er her, man definerer sine standardtidsplan med timing, dokumenter, assignees osv. Ændringer i en skabelon vil påvirke nye projekter, der er lavet ud fra skabelonen. Man kan til - og fravælge Projekt area fields og Task area fields på templaten, og man kan indsætte nødvendig information i disse felter, som vil blive overført til projektet.

‍

Idea Bank er listen over over alle ideer, accepterede ideer og templates for idéer.

Her kan man oprette en ide og lave skabeloner til ideer. Når en idé er oprettet vil den blive vist i listen. Alle idéer skal accepteres (kræver sign offs på idéen) før den kan blive til et projekt. Hvis en idé er "accepteret", kan man oprette ideen som et projekt". Vær obs på at det er den, der har skabt ideen, der kan lave den til et projekt. Når man opretter et projekt ud fra en ide, vil det være skabelonerne fra projekter, man vælger imellem. Idéer kan også kopieres.

‍

‍

Dashboard er et overblik over projekter, ideer, opgaver og samtaler. Det er muligt at filtrere efter bruger og status, afhængigt af hvilken rolle man har på portalen.

‍

Projects

Dashboard boksene viser titel, nummer, din rolle i et projekt og status. Det viser, om et projekt er bagud, er på rette spor eller klar til at blive fuldført. Når man trykker på en projektboks, vises de tilknyttede opgaver til dette projekt. Man vil kunne se antallet af projekter, som du er deltager i, på oversigten.

‍

Ideas

Her kan man se status på idéer og antallet af idéer. Boksen viser nummer, titel, rolle og status. Hvis en idé er klar til at blive accepteret, og man har rollen sign off, vises "klar til sign off". Man kan gå direkte til oversigt på Ideas og godkende eller afvise.

Project tasks

Her kan man se status på sine opgaver og antal og man kan sortere på status på opgaven. Opgaveboksen viser opgavens titel, nummer, dato, tildelte rolle og status. Man kan gå direkte til opgaven fra boksen. Når man trykker på boksen, vises opgavens samtaler.

‍

Conversations

Når man står på et specifikt projekt, vil man kunne se, om der er nogen samtaler. Når man går på en opgave, vil man kunne se, om der er en samtale på den opgave. Conversations kan bruges som noter til en selv eller mellem projektleder og assignee. Man skal altid tagge folk i en samtale.

‍

Data Grids er kun synlige for de der har denne feature på deres profil.

Adgang skal gives af Company admin. Kan feature ikke vælges på brugerne, skal Virkplan kontaktes.

Datagrids bruges til at vise og organisere større mængde data i et struktureret og brugervenligt format. De ligner regneark og giver en grid-baseret visning af data, hvor rækker repræsenterer poster, og kolonner repræsenterer forskellige attributter eller felter.

Anvendes til fx.  sporing af transaktioner og budgetter, håndtering af kundedata, salgspipeline eller til ressourcestyring. Derved er det anvendeligt i både finans og regnskab, salg og HR m.fl.

Man kan importere data ind via en CSV fil. Opret så mange DataGrids du ønsker og rediger i kolonner og rækker. Når man opretter et nyt datagrid navngiver man selv hvad det skal hedde, man redigerer via "edit" knappen og tilpasser selv hvor mange kolonner og rækker, man ønsker og hvad navngivningen skal være af de forskellige kolonner og rækker.

De indtastede datagrids kan implementeres i en BI rapport.

‍

‍

‍

‍

‍

Notifications, Profile and Support

I venstre hjørne i bunden i Virkplan portalen finder man en menu-boks, der indeholder Notifikationer, hvilket er meddelelser, man får på tildelte opgaver og samtaler.

Man får besked, hvis en opgave er klar til at starte, en igangværende opgave tildeles en i projektforløbet, man har sign offs, og man får beskeder, hvis nogen har tagget en i en samtale omkring en opgave eller et projekt, hvor man er tildelt en rolle.

Under Profil som er brugerens personlige profil, kan man se gruppemedlemskaber og man kan redigere, om man ønsker at modtage notifikationer på e-mail, og man kan tilføje telefonnummer eller ændre sin adgangskode.

Det er her man kan logge ud af systemet, og man kan også trykke på Release Notes eller Help Center og man vil så blive sendt direkte til Virkplans hjemmeside.

Når man trykker på Support, åbnes en supportformular, hvor man kan skrive en besked og uploade filer. Denne formular sendes til Virkplans ticketsystem.

KPI tavler er kun synlige for de der har denne feature på deres profil.

Adgang skal gives af Company admin. Kan feature ikke vælges på brugerne, skal Virkplan kontaktes.

Dette er en funktion til at indtaste og vedligeholde KPI-mål.

KPI boards er ideelle til at spore og analysere virksomhedens performance på tværs af forskellige områder. Ved at kunne indtaste og vedligeholde data nemt, samt integrere det med BI-rapporter, får virksomheden et effektivt værktøj til strategisk styring og beslutningstagning.

Funktioner:

Fleksibel Oprettelse:

Brugerne kan oprette et ubegrænset antal KPI boards. Dette giver mulighed for at tilpasse og skræddersy KPI boards til specifikke behov og mål.

Redigerbarhed og Kopiering:

Alle KPI boards kan redigeres og kopieres fra år til år. Denne funktion kan udføres både med og uden værdier, hvilket gør det nemt at opdatere og genbruge tidligere opsætninger.

Månedlige KPI Mål:

KPI-målene er angivet pr. måned, hvilket giver en detaljeret og hyppig opfølgning på performance.

Integration med BI-rapporter:

Data fra KPI boards kan integreres i alle Business Intelligence (BI) rapporter. For at sikre, at der er en relation mellem KPI data og andre data, er det nødvendigt, at syntaksen er ensartet. Dette krav til syntaks sikrer, at dataene kan samkøres og analyseres korrekt.

‍