Med Virkplan forretningsplatform er vores data ikke bare overskueligt, men også gennemskueligt.

”Det har givet os et væsentligt bedre overblik. Det er jo et styringsværktøj for udviklingen af forretningen, så vi hele tiden har mulighed for at opdage, hvor det er vi skal være opmærksomme.”
_{Flemming Agerskov Christensen, Direktør i Ungdomsbo.}

Samarbejdet med Virkplan opstod på baggrund af, at Ungdomsbo ønskede et sted, hvor de kunne samle deres data på en overskuelig måde for dermed at kunne bruge det som et ledelsesværktøj. Indtil da arbejdede virksomheden ud fra manuelle analyser i Excel-ark, hvor de selv trak de relevante data ud af EG Bolig.

Dette er en softwareløsning til større boligselskaber, der indeholder hjælp til alle dele af administrationen – lige fra kommunikationen med lejere til overblik over den økonomiske drift eller sågar opfølgning på vedligeholdelse af bygningerne.

Ved hjælp af Virkplan BI overføres data nu helt automatisk fra EG bolig på daglig basis, så Ungdomsbo hele tiden har et nutidigt billede af deres data uden selv at skulle stå for det manuelle arbejde. Derudover har det givet Ungdomsbo en væsentligt lettere tilgang til deres data således, så de kan udnytte data til at træffe velovervejede beslutninger og identificere potentielle problemer såvel som fordelagtige muligheder.

“Det hele er blevet mere synligt for os i ledergruppen, så vi lettere kan stille spørgsmål og undre os, og dermed få sat dialogen i gang. Nu kan vi lettere arbejde videre med, om der er noget vi kan gøre anderledes, hvor det er vi skal gribe ind og så videre.”
_{Annette Olsen, Business Controller i Ungdomsbo}

Et samlet overblik over udlejningshistorik og -aktiviteter. Ungdomsbo har indtil videre fået sat 4 forskellige rapporter op i Virkplan BI:

• Flyttehistorik
• Ventelister
• Tomgang og budgetkontrol over foreningen.

Ved nu at kunne sammenholde forskellige data og altid have automatiserede rapporter til rådighed, oplever Ungdomsbo, at de lettere kan sørge for at udvikle sig i den rigtige retning og nå at undre sig over potentielle udsving i tide.

“Her har vi jo det hele på et dashboard, det er dynamisk og det er friske tal vi ser hver morgen, når vi åbner op for det (…) og når det én gang er lavet, så opdaterer det jo sig selv fremover”
_{Flemming Agerskov Christensen, Direktør i Ungdomsbo}

I forbindelse med opsætningen af rapporterne har det også været muligt for Ungdomsbo at få et bedre indblik i kvaliteten af deres tal. Da vi opsatte rapporten over ventelister, viste det sig for eksempel, at der var flere personer på ventelisterne, der ikke havde opgivet nogen information om, hvilken bolig de søger. Ud fra det overblik har Ungdomsbo derfor kunne rydde op i deres ventelister.

I forlængelse af dette har opsætningen af rapporterne også synliggjort, hvor de informationer, som de boligsøgende selv indtaster, besværliggør den videre proces for Ungdomsbo. Forskellen mellem store og små bogstaver såvel som mellem engelsk og dansk gør nemlig sorteringsarbejdet for Ungdomsbo langt mere kompliceret, når de skal finde frem til hvilke personer, at bestemte boliger er relevante for. Dette kan Ungdomsbo nu tilrette.

Dermed har Ungdomsbo altså generelt set kunne forbedre kvaliteten af deres data til gavn for både dem selv og de boligsøgende.

Færre mavefornemmelser og flere faktuelle argumenter

En af de væsentligste og mest generelle fordele, som Ungdomsbo udpeger, er, hvordan BI systemet gør dokumentationen, der bruges når der træffes beslutninger, mere faktuel. Rapporten over flyttehistorik kan for eksempel bekræfte og nuancere, hvad Ungdomsbo kalder ’sæsonudsving’. Disse udsving kan for eksempel dreje sig om, hvordan man især i forbindelse med studieboliger ofte har flytninger og højere efterspørgsel i forbindelse med studiestart. Selvom man kender til disse sæsoner, kan BI systemet nu i højere grad nuancere, hvornår disse udsving begynder, og hvor de har den største påvirkning.

“Jeg tror, at for mange, der ikke nødvendigvis har arbejdet med lignende faktuelle tal før, så beror mange ting sig på mavefornemmelser. Folk spørger for eksempel, ’hvad er det for nogle lejemål, vi hører mest til? Hvad er det vi mangler?’ Så kan det jo godt være, at man lige har haft fire opringninger på en bestemt type lejemål, og så hæfter man sig nok til det og melder tilbage, at det er netop den type, at vi mangler. Men det er jo langt fra sikkert, at fordi der lige er fire, der henvender sig, at det så afspejler de resterende tusinder af personer, der ikke giver sig kende.”
_{Flemming Agerskov Christensen, Direktør i Ungdomsbo}

Forbedrede muligheder for at målrette indsatser efter lejernes behov. Rapporterne over ventelister, tomgang og flyttehistorik har derudover også givet Ungdomsbo et større indblik i deres lejeres ønsker. Ved at visualisere denne form for data kan de nemlig udpege:

• Hvilke boliger, der er mest attraktive,
• Hvilke steder, der er flest, der flytter fra, og
• Hvilken type eller størrelse bolig, der er størst efterspørgsel på.

Disse indsigter kan Ungdomsbo bruge til at planlægge fremtidige projekter og aktiviteter, der således baseres på lejernes behov.

“Det, som vi nu kan se i rapporten over ventelister, forbedrer klart vores muligheder for at planlægge, hvad vi skal opføre af byggeri. Vi kan både se, hvor der især er efterspørgsel men også hvilken aldersgruppe, der søger, så vi ved hvilken type og størrelse bolig, vi så skal bygge der. Det kan vi også bruge i forhold til den politiske behandling og de kvoter, som vi skal have til byggeriet.”
_{Bettina Spaanheden, Financial Controller i Ungdomsbo}

Disse indsigter i ventelisterne har førhen været meget svært tilgængelige for Ungdomsbo, da det kun har været muligt at trække adskilte informationer ud af systemet. Man skulle derfor sætte et stort antal rapporter op hver for sig for derefter at forsøge at samle dette til et helhedsbillede. Dette var besværligt og meget tidskrævende.

“På det tidspunkt holdt vi op med at lave den her slags rapporter, fordi vi simpelthen ikke kunne bruge al den tid på det. Så det er virkelig rart, at vi nu har fået det overblik tilbage igen.”
_{Bettina Spaanheden, Financial Controller i Ungdomsbo}

Derudover giver muligheden for at dykke ned i de generelle tendenser også et mere nuanceret billede af, hvor der bør gøres noget, og hvor der måske er naturlige udsving. Med et BI system kan Ungdomsbo i højere grad bruge deres ressourcer de rigtige steder, fordi de hurtigt kan gå fra et helhedsbillede og ned i de dybereliggende informationer.

“Det er blevet lettere for os at bruge flyttestatistikkerne til at undre os og opdage, når der pludselig er et udsving, som vi ikke har oplevet før. Vi havde for eksempel en afdeling, der pludselig havde et voldsomt antal flytninger i forhold til tidspunktet, og det er jo netop dér, at vi skal reagere på, om det kan have noget med afdelingen eller boligerne at gøre.”
_{‍Annette Olsen, Business Controller i Ungdomsbo}

Virkplan som samarbejdspartner

Ungdomsbo beskriver Virkplan som en meget åben samarbejdspartner, der tog afsæt i deres ønsker ift. Business Intelligence. Samarbejdet startede derfor med opbygningen af rapporten over ventelistehistorik med henblik på at skabe et billede af, hvilken form for indsigt man ville kunne visualisere. På den måde blev processen i større grad et løbende samarbejde, hvor man i fællesskab udforskede mulighederne og værdien i data i større grad end blot at udarbejde et forudbestemt produkt.

“Så snart vi snakker IT og lignende, så er dét at ramme bulls eye i forhold til forventninger og mål, når man sætter sig ned forud for et samarbejde, en meget svær opgave. Der fandt vi i stedet en fælles vej, hvor vi blev enige om at sætte i gang og starte ud med rapporten over ventelister for at få en idé om, hvad vi overhovedet kan finde frem til, og om vi kan se en værdi i det efterhånden, som vi får det sat op. Så tog vi de andre efterfølgende, og det synes jeg egentlig var en fantastisk måde at gøre det på.”
_{Flemming Agerskov Christensen, Direktør i Ungdomsbo}

På den måde følte Ungdomsbo ikke, at de kastede sig hovedkulds ud i en større aftale, men derimod at de igennem hele processen havde mulighed for at komme med input til det endelige produkt ved at tage én rapport ad gangen.  Efterhånden som rapporterne blev bygget op, blev det også løbende mere synligt, hvordan de kunne bruge andre former for data til andre formål. Derfor er Ungdomsbo også fortsat i dialog med os omkring, hvordan de kan udnytte endnu flere dele af deres data i fremtiden.

“Der er ikke noget at komme efter der overhovedet, det har virkelig været en positiv oplevelse, og jeg må sige, at Lars simpelthen har svaret på de mest ukristelige tidspunkter. Hvis jeg har haft brug for hjælp, så svarer han nærmest med det samme, og han er altid hurtigt med på, hvad det lige er, at man mener.”
_{Annette Olsen, Business Controller i Ungdomsbo}