Sådan fungerer Virkplan Projects i praksis: Løsningener bygget op omkring projektskabeloner, opgaver og en mobilapp til teknikere, hvilket tilsammen skaber et gnidningsfrit flow fra planlægning til udførelse. Nedenfor gennemgås et typisk workflow, der viser platformens brugervenlighed:

‍

Skabeloner for faste processer: I Virkplan Projects definerer I først standardskabeloner for jeres typiske projekter eller serviceopgaver. Hver skabelon indeholder de nødvendige trin (opgaver), datafelter og dokumenter for processen. I kan også på forhånd angive afhængigheder mellem opgaver og sikre, at relevante tjeklister og informationer er tilknyttet. Dette betyder, at når et nyt projekt starter, følger det en gennemtestet struktur. (Eksempel: En skabelon til "Installation af anlæg" indeholder alle delopgaver fra forberedelse, montage, kvalitetstjek til afsluttende rapportering.)

‍

‍

‍

Projektopstart  og planlægning: Når en ny opgave eller et projekt igangsættes, oprettes det i systemet med udgangspunkt i en valgt skabelon. Det kan ske manuelt af en projektleder eller automatisk via integration, f.eks. trigget af en ordre i jeres ERP-system. Straks ved oprettelse får projektlederen et fuldt overblik over alle opgaver i projektet og deres status. Lederen kan herefter tilpasse eller omprioritere trin, tildele ansvarlige og justere deadlines, alt efter behov. Systemet giver fleksibilitet til at reagere på ændringer – uden at miste det overordnede struktur.

‍

‍

‍

‍

Udførelse i marken via app: De teknikere, der er tildelt opgaver, modtager alle informationer på Virkplans mobilapp med det samme. Appen giver en klar liste over dagens opgaver med tilhørende beskrivelser, formularfelter og eventuelle vedhæftede dokumenter. Alle opgaver kan  tilgås og opdateres fra app’en – også offline, hvis nødvendigt. Teknikeren kan nemt indtaste data, tage fotos og vedhæfte dokumentation undervejs i opgaven, direkte på stedet. For eksempel vil en opgave     “Servicér anlæg X hos Kunde Y” automatisk indeholde kundens kontaktinfo, servicehistorik og tjekpunkter (hentet fra CRM/ERP), så teknikeren har alt relevant information ved hånden. Brugeroverfladen er enkel med afkrydsningsfelter, dropdowns og tekstfelter som guider teknikeren igennem arbejdet. Når en opgave er fuldført, markeres den med et tryk, hvorefter status straks synkroniseres tilbage til systemet.

‍

‍

‍Opfølgning, overblik og kvalitetssikring: I takt med at opgaverne udføres,  opdateres status i realtid i Virkplan Projects. Ledere kan følge med via et overskueligt dashboard eller lister, der viser alle projekter og opgaver. Herfra er der søge- og filtreringsmuligheder til at finde specifikke projekter eller opgavetyper. Hvert projekt samler automatisk al dokumentation og information, hvilket gør efterbehandling lettere. Eventuelle kommentarer eller forsinkelser på en opgave logges synligt, så alle involverede hurtigt kan tage action. Desuden kan lederen fra sin oversigt udføre eller omfordele opgaver direkte – fx om-allokere en opgave til en anden tekniker med få klik, hvis en medarbejder bliver forhindret. Hele teamet har også indblik i hinandens opgavestatus, hvilket skaber gennemsigtighed og færre misforståelser (alle kan f.eks. se, om en kollega allerede har løst en given opgave). Samlet set giver systemet et portefølje-overblik over alle igangværende projekter, og der kan trækkes visuelle rapporter via  integreret Power BI for at analysere performance på tværs af data fra flere systemer

‍

‍

‍

For at maksimere værdien for jeres virksomhed tilbyder Virkplan Projects dyb integration med andre systemer og mulighed for omfattende automatisering af arbejdsgange. Dette sikrer, at løsningen passer ind i jeres eksisterende IT-miljø og eliminerer manuelle mellemled. Afslutningsvis skitseres her, hvordan integration og automation fungerer – samt hvordan I kan komme videre med løsningen:

‍

Problemfri integration til jeres systemer: Virkplan Projects kan sammenkobles med ERP, CRM, BI og andre systemer I bruger i forvejen. Alle projekter og opgaver kan synkroniseres via et åbent API med eksterne systemer, hvilket betyder, at data automatisk udveksles på tværs. I praksis kan Virkplan både modtage og afsende information: For eksempel kan man starte opgaver og projekter i Virkplan baseret på en ordre i virksomhedens ordresystem, og automatisk sende status tilbage, når opgaven skrider frem eller afsluttes. Dermed hænger Virkplan Projects sammen med jeres øvrige forretningssystemer, så I opnår ét samlet datasæt og slipper for dobbeltindtastning.

‍

‍

‍

Data  der hvor I skal bruge dem: Gennem integrationen kan relevante oplysninger fra andre systemer blive synlige direkte i Virkplan. Systemet kan vise data fra eksterne kilder (CRM, ERP m.fl.) inde i selve opgavekortet, så teknikeren har alle nødvendige detaljer samlet ét sted. Det kan dreje sig om kundedata, udstyrs historik, lagerstatus eller andre nøgleinformationer. Når teknikerne opdaterer opgaver i marken, kan disse informationer også straks sendes tilbage til de centrale systemer. Denne tovejssynkronisering gør, at virksomhedens data altid er konsistente: hvis en adresse ændres i CRM, slår det igennem på opgaven; hvis en opgave afsluttes i marken, registreres det øjeblikkeligt i ERP´en.

‍

‍‍

Automatiserede arbejdsgange: Virkplan Projects giver mulighed for at automatisere rutineprægede trin i jeres serviceprocesser. I hver opgave kan man opsætte en trigger, som udløser en handling automatisk. Det kunne f.eks. være at sende en e-mail til kunden ved opgavestatus “Fuldført”, oprette en fakturakladde i økonomisystemet når arbejdet er udført, eller planlægge en opfølgningsopgave til en salgskonsulent når en installation er afsluttet. Platformen understøtter Microsoft Power Automate og har færdige connectors, hvilket betyder at I kan bygge avancerede workflows uden at skulle programmere det fra bunden. Automatiseringen sparer tid og sikrer, at intet falder mellem stolene – gentagne manuelle opgaver bliver håndteret ensartet hver gang af systemet.

‍

‍

Næste skridt – kom i gang med Virkplan Projects: Løsningen leveres klar til brug uden lange udviklingsprojekter – brugerflade og funktioner er allerede tilpasset effektive workflow og best practice. I kan typisk komme i gang med en pilot-implementering på få dage, hvor vi sammen identificerer jeres vigtigste use-cases (fx typiske serviceopgaver) og konfigurerer skabeloner og integrationer hertil. Herefter kan I skalere op gradvist til flere teams eller forretningsområder. Virkplan-teamet tilbyder fuld support under implementeringen med rådgivning, træning af brugere og løbende tilpasning, så løsningen matcher jeres behov 100%. ROI er hurtigt opnåelig, da I sparer tid på administration og minimerer fejl fra dag ét. Næste skridt for jer som beslutningstagere er blot at tage kontakt – vi står klar til at demonstrere Virkplan Projects i aktion og drøfte, hvordan det kan skabe værdi i netop jeres organisation.

‍

‍