Det gode tavlemøde skal skubbe dig og din forretning fremad. Men hvordan kommer man nogensinde fremad, hvis man ikke engang kan være helt sikker på, hvor man står lige nu? Svaret er ganske enkelt data-disciplin, og vi giver dig her 3 gode grunde til, at Business Intelligence bør være din faste følgesvend til disse møder.

Ud med kedelige whiteboards og sløve tuscher

Tavlemøde, produktivitetsmøde, planlægningsmøde, ’war room’ – kært barn har mange navne. Fællesnævneren er som regel, at man fremlægger et samlet billede af, hvad det egentlig er, at virksomheden, et projekt eller en specifik afdeling laver, hvad det betyder ift. ens mål, og hvor der bør handles. Det skaber både overblik og mulighed for opfølgning, som naturligvis har til formål at skabe endnu bedre resultater eller i hvert fald at kunne forebygge uhensigtsmæssige udfald. Det lyder jo meget holdbart og fornuftigt, men ligesom med så meget andet i livet, afhænger succesen naturligvis af at gøre det på den rette måde. Det indebærer mange forskellige parametre, der allerede er skrevet lange bøger og artikler om. Derfor vil vi blot zoome ind på ét parameter, som vi finder afgørende for kvaliteten af hele mødet – nemlig data.

For det første, er data selvfølgelig essentielt for, at man overhovedet har nogen anelse om, hvad situationen i ens virksomhed, projekt eller afdeling er. Om man kigger på, hvorvidt sælgerne har fået de målsatte antal salg i hus, hvorvidt din produktion formår at overholde deadlines, eller hvor lang tid kunderne sidder i kø til kundeservice, så er det data, der giver dig indsigterne. På den måde kan man altså sige, at data egentlig skaber hele grundlaget for mødet. Når det så er sagt, så giver det naturligvis også sig selv, at kvaliteten af data skal sidde lige i skabet for, at man rent faktisk handler ud fra de rigtige indsigter. Og hvordan sørger man så for det? Du understøtter ganske simpelt dit salgsmøde med Business Intelligence. Ud med kedelige whiteboards og sløve tuscher – ind med digitale dashboards og flotte visualiseringer.

Lad os give dig 3 gode grunde til at supplere dit tavlemøde med BI:

1. Altid korrekt og aktuel data
   Med et Business Intelligence system ved hånden, er du altid sikker på, at den data, som du ser, er korrekt samt opdateret således, at den viser dig et realtidsbillede af din forretning. På den måde har du altså det bedst mulige grundlag for at træffe beslutninger, der baseres på forretningen netop nu og ikke blot på forskellige statiske rapporter, der kræver, at enten du eller din IT-afdeling udarbejder dem til formålet. Det kan på den måde også ofte spare dig tid på forberedelserne, som du mere nyttigt kan bruge på at forberede forslag til handlingsplaner, nye mål eller lignende. Med et BI system er du altså altid sikret, at dine beslutninger tages på et faktuelt grundlag, hvor informationerne ovenikøbet bliver indhentet helt automatisk.
2. Undgå, at der bliver stillet spørgsmålstegn ved data
   Forestil dig et traditionelt tavlemøde, hvor nøgletal og mål er skrevet op helt manuelt på et whiteboard. Tallene viser, at din kørende sælger kun har trukket 20 salg hjem, men han påstår selv at have trukket 24 salg hjem. Så kan man undre sig længe og formentlig ende med at gå fra mødet uden at få svar på hvilke tal, der var rigtige. Derudover kan man heller ikke planlægge noget, fordi data måske ikke viste et korrekt billede af situationen – mødet er altså mere eller mindre ødelagt. Med BI ved hånden vil dette problem med det samme være løst. Idet din sælger sætter spørgsmål ved tallene, kan du nemlig med bare få klik finde frem til en liste af alle hans salg og bede ham fortælle, hvad der mangler. Måske tager han fejl, eller måske har han glemt at fakturere kunden – ikke desto mindre, så vil man aldrig gå fra mødet uden at vide, hvad der er op og ned i en given sag. Alle grafer, visualiseringer og tabeller kan rulles ud og zoome ind på netop de informationer, som man søger i det øjeblik, hvor man har brug for det. Mødet kan altså dermed fortsætte og beslutninger vil ikke skulle udskydes indtil, at nogen har fået navigeret sig frem til den rette data.
3. Find fejlen på tværs af afdelinger
   Vi har før pointeret, hvordan BI især er genialt for mere komplekse forretningsstrukturer, hvor adskillige afdelinger er afhængige af hinanden selvom, at de også har hver deres indbyrdes fokus, mål, budgetter osv.. BI giver nemlig hver afdeling mulighed for altid at kigge ’bagud’ mod den afdeling, som sætter processer i gang for dem – altså holde overblik over, hvad der kommer imod en sammenlignet med, hvad der allerede er i gang. Dette får også en helt særlig værdi i forbindelse med møder, hvor man således har mulighed for at identificere sammenhænge på tværs af afdelinger. Hvis salgsafdelingen for eksempel ikke er kommet i mål med de forventede salg, kan man således let sammenligne dette med de sideløbende marketingsindsatser og lettere identificere, hvor realiseringen af målet slog fejl. Et andet eksempel kunne være, hvis leveringstiden på et givet produkt viste sig at være overskredet med en uge. Der vil man igen på tavlemødet let kunne rulle rapporterne i et BI system ud og finde frem til, hvor tidsestimaterne skred og dermed også lettere vurdere, hvilke forebyggende indsatser, man bør overveje, og hvilken afdeling, der er ansvarlig for dette. På den måde viser BI dig altså heller ikke kun, at du ikke er nået i mål men derimod også hvorfor, at du ikke er nået i mål. Det gør det både lettere at finde frem til holdbare løsninger og sikrer, at ressourcer og indsatser sættes ind de rigtige steder.

Generelt set sørger BI altså for, at du har grundlaget for langt mere dynamiske møder, hvor tiden bruges på tavlemødets egentlig formål. Derudover giver brugen af et BI system i det daglige arbejde naturligvis også den enkelte medarbejder et langt bedre udgangspunkt for at deltage i tavlemødet, da overblikket over forretningens situation således heller ikke kun er forbeholdt møderne.